Żeby w ogóle można było mówić o zamówieniu publicznym, muszą wystąpić dwa podmioty, nazwane w ustawie p.z.p. „zamawiającym” oraz „wykonawcą”. Podmioty te łączy stosunek cywilnoprawny, tzn. są one sobie równe i żadna ze stron nie może wpływać władczo na drugą.
Zgodnie z definicją ustawową, przez zamawiającego należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej obowiązaną do stosowania ustawy. Definicję tą następnie rozwija art. 3 p.z.p., który wymienia katalog podmiotów objętych ustawą:
1) jednostki sektora finansów publicznych, a także państwowe jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (art. 3 ust. 1 pkt. 1 i 2 p.z.p.) oraz ich związki (art. 3 ust. 1 pkt. 3a p.z.p.);
2) inne osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspakajania potrzeb o charakterze powszechnym nie mających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli jednostki sektora finansów publicznych finansują je w ponad 50%, lub posiadają połowę udziałów/akcji, lub sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego (art. 3 ust. 1 pkt. 3 p.z.p.) oraz ich związki (art. 3 ust. 1 pkt. 3a p.z.p.);
3) podmioty inne niż wymienione w lit. a-b, gdy zamówienie jest udzielane w celu wykonania jednego z rodzajów działalności sektorowej i spełniona jest jedna z następujących przesłanek (art. 3 ust. 1 pkt. 4 p.z.p.):
A) działalność ta jest wykonywana na podstawie praw szczególnych lub wyłącznych1,
B) podmioty wymienione w lit. a-b pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot wywierają na nie dominujący wpływ; inne podmioty, jeśli łącznie zachodzą następujące okoliczności (art. 3 ust.1 pkt.5 p.z.p.) :
a) ponad 50% wartości udzielonego przez nie zamówienia jest finansowane ze środków publicznych;
b) wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podst. art. 11 pkt. 8;
c) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane określone w art. 3 ust.1 pkt. 5. lit. c p.z.p.;
4) podmioty, którym udzielono koncesji na roboty budowlane, w zakresie, w jakim udzielają zamówienia w celu jej wykonania (art. 3 ust.1 pkt. 7 p.z.p.).
Tylko te podmioty, które spełniają warunki wymienione powyżej mogą być zamawiającym w rozumieniu ustawy p.z.p. Podstawowym zadaniem zamawiającego jest przygotowanie oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z przepisami, zamawiający może to powierzyć pełnomocnikowi. P.z.p. wyróżnia dwie kategorie pełnomocników: własną jednostkę organizacyjną (następuje wtedy delegacja przez kierownika zamawiającego, uprawnień do przeprowadzenia postępowania) lub osobie trzeciej [wtedy w przypadku przekroczenia progu stosowania przepisów ustawy (14.000 Euro dla zamówień klasycznych), podmiot taki powinien zostać wybrany w drodze przetargu2].
Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, odpowiada kierownik zamawiającego (osoba lub organ, która zgodnie z obowiązującymi przepisami/statutem/umową jest uprawniona do zarządzania zamawiającym z wyłączeniem pełnomocników) oraz inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu.
W p.z.p. można się też spotkać z określeniem „centralny zamawiający”(CZ). Jest to organ administracji rządowej albo jednostka organizacyjna podległa takiemu organowi lub przez niego nadzorowana, której Prezes Rady Ministrów nadaje uprawnienia do przygotowywania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, do udzielania zamówień oraz do zawierania umów ramowych na potrzeby zamawiających z administracji rządowej, jeżeli zamówienie jest związane z działalnością więcej niż jednego zamawiającego. W Polsce ta instytucja nie znalazła szerszego zastosowania. Prezes Rady Ministrów określa zasady współpracy pomiędzy CZ a zamawiającymi. Według Łukasza Korba3 (zastępcy dyrektora Biura Urzędu Zamówień Publicznych), w praktyce taka współpraca składa się z następujących etapów:
(1) przekazanie CZ przez zamawiających informacji o planowanych zamówieniach, wielkości budżetów oraz terminach;
(2) analiza i pogrupowanie przez CZ zebranych danych;
(3) mając na uwadze dane wskazane powyżej, CE przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego lub dążące do umowy ramowej. Łukasz Korba twierdzi, że w związku ze „skonsolidowaną skalą zamówienia, warunki umowy będą korzystniejsze od uzyskanych na poziomie pojedynczego zamawiającego.”;
(4) nabycie przez zamawiających dóbr zgodnie z potrzebami przedstawionymi w danych przekazanych CZ.
