Postępowanie w tym trybie jest mało sformalizowane, gdyż zamawiający nie musi ani określać s.i.w.z., ani przejmować się wyborem oferty najkorzystniejszej. Z definicji zamówienia z wolnej ręki, można wytypować kolejne etapy postępowania. W pierwszej kolejności, zamawiający musi ocenić czy w ogóle spełnione są przesłanki jego zastosowania. Jeśli okaże się, że możliwe jest użycie tego trybu, dokonuje on wyboru wykonawcy, by następnie zacząć z nim negocjować warunki przyszłej umowy. Jeżeli dojdą oni do porozumienia, co do wszystkich negocjowanych postanowień, to powinni umowę niezwłocznie podpisać.
Wszczęcie postępowania.
Jak słusznie zauważa J.E. Nowicki1, w trybie z wolnej ręki, postępowanie jest wszczynane poprzez przesłanie wykonawcy zaproszenia do negocjacji. Zgodnie z art. 68 ust.1, zamawiający powinien przekazać wykonawcy wraz z zaproszeniem do negocjacji, informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, a w szczególności będą to istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy oraz jej ogólne warunki lub jej wzór. Zdaniem R. Szostaka2, chodzi tu o przedstawienie wstępnego projektu, który będzie miał na celu ułatwienie pertraktacji. Ponadto uważa on, że samo zaproszenie do negocjacji nie jest oświadczeniem woli, gdyż jego celem nie jest wywołanie skutków prawnych, a jedynie pełni ono rolę zwykłego zawiadomienia o gotowości do udzielenia zamówienia publicznego. Zaproszenie do negocjacji powinno zawierać wszystkie elementy przedstawione w poniższym wzorze, tj. datę wysłania zaproszenia; oznaczenie wykonawcy, zamawiającego i przedmiotu zamówienia; wyznaczenie czasu i miejsca planowanych negocjacji; wymagania zamawiającego, w szczególności dokładny opis przedmiotu zamówienia; istotne postanowienia, które zamawiający chce zawrzeć w treści przyszłej umowy, określenie czy możliwe jest składanie ofert częściowych lub wariantowych3 oraz przewidywalny termin wykonania zamówienia; na końcu znajduje się podpis kierownika Zamawiającego, jako osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie postępowania.
Wzór 1. Wzór zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki4
Z postępowania tego powinien być także sporządzony protokół, przechowywany przez zamawiającego przez okres, co najmniej 4 lat od zakończenia postępowania (art. 96-97 p.z.p.).
